採用業務は募集・選考・内定者フォローに至るまで多岐に渡ります。それぞれ準備も含めて時間とコストがかかるため、少しでも効率化させたいと考えている企業が多いと思われます。今回は採用業務の効率化について、具体的にどのような方法があるのか、効率化の効果が出るポイントを考えていきます。

採用業務が多様化

採用業務と言うと、応募や選考を考える人とイメージする方が多いかも知れませんが、実に多岐に渡っており、業務の多様化が進んでいます。それでは、実際にどのような業務があるのか見ていきましょう。

募集に関する業務

採用業務として、まずは応募者を集める業務があります。多くの企業が自社で採用サイトを作り、求人情報の公開をして応募者を募ります。さらに応募者を増やすべく、求人サイトなどを利用して求人広告の出稿を行っている企業もあります。
エントリーの受付をしながら、随時会社説明会なども開催してさらなる候補者を増やしていく業務もあり、募集に関する業務だけでも採用業務は幅広い業務だということがわかります。

選考に関する業務

採用業務の核となるのは選考に関する業務です。ここでは応募者の書類選考の他、面接や試験の日程調整、会場準備と面接実施、合否結果の通知などを行います。採用スケジュールに遅れが出ないよう応募者との円滑なコミュニケーションが大事になります。

内定後の業務

内定後の業務としては主に内定者のフォローや採用後の各種手続きなどの業務があります。ここでは細々とした事務作業が多くなります。

多様化する採用の仕事が担当者の負担に

採用業務の多様化により採用担当者の負担が増えています。本来の選考業務に注力できないなど弊害が生じている企業もあり、今後生産性を上げていくためにもいかに業務を効率化できるかが重要になっていきます。

効率化できるのはどの採用業務か

負担に感じている業務は何か

現在、負担に感じている業務、煩雑に感じている業務、どんな業務に時間がかかってしまっているのか洗い出しを行いましょう。採用業務をリスト化してから一つ一つを整理していくと検討しやすくなります。

効率化出来そうな採用業務はどれか

具体的に効率化出来そうな採用業務をピックアップして検討していきます。

例1)採用サイトの広告運用が負担
→求人広告の運用全般を代理店に任せる

例2)エントリー対応や面接日程の調整が負担
→オンラインで対応できるようシステムを自動化する

例3)面接会場の設置が負担
→オンライン面接に変えることで面接会場の手配を省く

負担に感じている採用業務を別の方法に変えてみたり、不要だと思えば思い切って無くしたりなど、業務を効率化する方法は様々あります。どうしたら負担を軽減できるか、色々な方法で対応・検討を進めていきましょう。

効率化の効果が大きい外注化

先ほどの具体例でもあげましたが、採用業務の中でも応募者を増やす業務は効率化の効果が大きい業務だと言えます。求人広告の運用全般を専門家に任せることでかなりの効率アップが見込めます。採用業務の一部を外注化することで、大幅な効率化が出来る可能性が高まります。

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